जानें क्या होते हैं ‘मिनट्स ऑफ मीटिंग’…. कैसे करते हैं तैयार

अगर आप कॉर्पोरेट सेक्टर में हैं तो आपने “मिनट्स ऑफ मीटिंग (Minutes of Meeting-MoM) या Meeting Minutes के बारे में ज़रूर सुना होगा। जैसा कि इसके नाम से ही पता चलता है कि ये किसी मीटिंग से रिलेटेड एक टर्म है। पर सवाल उठता है कि इस टर्म का वास्तविक अर्थ क्या होता है, इसका मक़सद क्या है और इसका इस्तेमाल कब किया जाता है।

क्या होता है मिनट्स ऑफ मीटिंग (Minutes of Meeting-MoM)

मिनट्स ऑफ मीटिंग या मीटिंग मिनट्स, किसी भी मीटिंग में हुए खास फैसलों, उसके मक़सद, बातों इत्यादि का एक official documented record होता है।

इनका इस्तेमाल सभी तरह के सरकारी और गैर-सरकारी कार्यालयों में किया जाता है। जब भी कोई मीटिंग होती है तो उसके समाप्त हो जाने के बाद मीटिंग में उपस्थित और अनुपस्थित, सभी लोगों को MoM भेजा जाता है और फिर बोर्ड द्वारा उनकी अगली मीटिंग में इसे अनुमोदित किया जाता है। स्वीकृत MOM एक स्थायी रिकॉर्ड होते हैं।

मिनट्स ऑफ मीटिंग (MoM) का उद्देश्य

मीटिंग के समाप्त होने के बाद जब MOM तैयार कर लिया जाता है तो इसे ईमेल इत्यादि के ज़रिये कंपनी के सभी लोगों को भेजा जाता है। इसका मक़सद, ये होता है जिससे मीटिंग में उपस्थित सभी लोगों के साथ-साथ मीटिंग में शामिल न हो पाने वालों के लिए यह एक सारांश का काम कर सके और उन्हें यह याद रखने में मदद मिल सके कि उस मीटिंग में किन खास मुद्दों पर बात हुई, कौन-कौन उपस्थित था और क्या निर्णय लिए गए इत्यादि।      

कैसे तैयार करते हैं मिनट्स ऑफ मीटिंग (MOM)

मिनट्स ऑफ मीटिंग (MOM) को लिखते या बनाते समय उसे कैसे तैयार किया जाता है इसका ध्यान रखना आवश्यक है। यदि आपको अपने निदेशक मंडल के लिए MOM बनाने के लिए नियुक्त किया गया है, तो आपको सही रणनीति को ध्यान में रखना आवश्यक है:

रूपरेखा बनाएँ – मीटिंग से पहले मीटिंग एजेंडा की एक प्रति प्राप्त करें। इससे आपको यह पता लगाने में मदद मिलेगी कि किन मुद्दों को कवर किया जा रहा है।  इससे आपको नोट लेने की रूपरेखा को व्यवस्थित करने में मदद मिलेगी।  

केंद्रित होना चाहिये – MOM विशिष्ट व केन्द्रित होने चाहिए।

संक्षिप्त और सरल किंतु स्पष्ट हो – MOM संक्षिप्त और सरल होने चाहिए, इसलिए MOM अक्सर short में लिखा जाता है। लेकिन कुछ बातों जैसे मीटिंग का एजेंडा, फैसले आदि को कई बार विस्तार में भी लिखना पड़ता है क्योंकि यह इतने कम नहीं होने चाहिए कि बोर्ड ने किसी मामले पर कैसे निर्णय लिया, यह अस्पष्ट हो जाए। यानी मीटिंग में लिए गए निर्णयों आदि को आवश्यकता अनुसार विस्तृत रूप में भी लिखा जा सकता है।

मिनट्स ऑफ मीटिंग (MOM) में शामिल मुख्य बिंदु

मिनट्स ऑफ मीटिंग, औपचारिक और अनौपचारिक दोनों तरह की मीटिंग की महत्त्वपूर्ण घटनाओं को रिकॉर्ड करते हैं।

• मीटिंग के मुख्य बिंदुओं और उद्देश्यों का रिकॉर्ड रखना
• मीटिंग की तिथि और समय
• मीटिंग का टाइटल/विषय
• मीटिंग का एजेंडा
• मौजूद और अनुपस्थित प्रतिभागियों के नाम
• स्थान
• मीटिंग का एजेंडा
• चर्चा किए गए विषय
• उठाए गए प्रस्तावों की सूची और मतदान के परिणाम
• मुख्य निष्कर्ष/निर्णय
• अगले कार्रवाई योग्य कदम
• अगली मीटिंग की तारीख़

इसके अलावा यदि मीटिंग का उद्देश्य किसी चल रही परियोजना की प्रगति पर चर्चा करना है, तो MoM में शामिल होना चाहिए:

• प्रोजेक्ट की स्थिति
• पूरक दस्तावेज़
• अगले सौंपे गए कार्य
• प्रत्येक कार्य के लिए सौंपे गए व्यक्तियों के नाम
• निर्धारित समय सीमा आदि

महत्त्व व लाभ

MOM एक प्रोफेशनल तरीक़ा होने के साथ ही बेहद आवश्यक और फायदेमंद भी होता है। चूँकि ये ऑफिशियल रिकॉर्ड होते हैं इसीलिए इन्हें अदालत में भी पेश किया जा सकता है। लेकिन clearly न लिखे जाने से ये कानूनी तौर पर valid नहीं होंगे।